Wie maatwerk projecten levert, vraagt ook een maatwerk vergoeding. Maar wie de vergoeding vraagt doet (soms ongewild) ook mee aan het grote spel van het onderhandelen. Blijkbaar moeten de knikkers nog verdeeld worden. Een deel van de micebranche werkt nog traditioneel met vaste pakketreisprijzen maar steeds meer bureaus kiezen voor een transparante begroting met daarbij een inzicht in de bureaufee. Eerlijk is eerlijk, een open fee geeft zeker voor de opdrachtgever ook meer aanleiding voor discussie en dat willen de meeste bureaus niet. Maar tijden veranderen en de markt vraagt om steeds meer transparantie. Maar wie bepaalt hoeveel het bureau mag verdienen? De klant of het bureau zelf? Is het bureau in de ogen van de klant bij een open calculatie bij voorbaat – heel Hollands- al te duur?
Afwegingen
Uit overtuiging werk ik als ondernemer al 16 jaar met open calculaties en dus met een zichtbare bureaufee. Het werkt mijn inziens efficiënter en het geeft meer vertrouwen aan de klant. Het scheelt tevens ook een hoop geping-pong als een begroting moet worden bijgesteld. De klant kan veel beter zelf de afwegingen maken welke elementen ‘need-to-have’ en of ‘nice-to-have’ zijn.
Niet zelden wordt de eerlijke open fee door een klant snel ter discussie gesteld .Ik denk dan vaak ‘we staan hier toch godvergeten niet op de Souk in Marrakesh?’ Waar overigens – maar dat ter zijde- vandaag de dag ook steeds meer het bordje ‘fixed price’ de aangeboden waren decoreren. En terecht!
Marktconform
De open fee maakt mij ook kwetsbaarder. Als een kind ben ik met de aanstaande opdracht helemaal blij en een blij kind vervaagt nu eenmaal grenzen. Voor ik het me besef beland ik in deze fase in een gradueel commercieel spel . Ik doe er alleen niet (meer) aan mee. Lessons learned. Als professional met 20 jaar ervaring bepaal ik een passende marktconforme vergoeding die niet de marktplaats optie ‘bieden mag’ omvat. Pas als iets meer kost dan dat het waard is dan kan de klant iets duur vinden. En dat kan op het einde van het project eventueel geconcludeerd worden en niet bij voorhand.
Triviaal
En als het spel dan toch een beetje moet worden gespeeld schroom ik niet om triviaal aan de klant te vragen of zijn verdienmodel zo is ingericht dat hij het moet verdienen op zijn gewenste korting op mijn bureaufee. Stilte en vaak einde spel. Want het gaat vaak niet eens om die paar knikkers, zeker niet op het totaal.
Ik ben ervan overtuigd dat anno nu pakketreisprijzen, zeker in de mice, niet meer van deze tijd zijn. Het vraagt alleen wel van het bureau een overtuiging die de juiste argumenten moet weerkaatsen. Gelukkig is de klant vaak zo sportief om tijdens de evaluatie te concluderen dat de bureaufee het meer dan waard was. Het woord ‘duur’ wordt niet eens meer genoemd.
Als echte francofiel en incentive bureau ondernemer was ik zeer vereerd en blij om een exclusieve uitnodiging te ontvangen voor het French meeting event. Het event werd begin Oktober gehouden in Parijs. Als ervaren event organiser is Parijs bekend terrein. Alleen in September al organiseerde Motivation Travel meerdere studie- en incentive reizen naar de Franse lichtstad. En toch heeft deze reis mij elementen en ervaringen van de stad laten zien die ik in 18 jaar in het vak nog niet gedaan had. Het was echt een geweldige ervaring!
Het was de organisatie duidelijk tot doel dat het aan haar gasten aan niets mocht ontbreken en daarin is zij meer dan geslaagd. In de voorbereiding kregen wij een email met daarin de bevestiging dat er een Longchamps tas op de kamer zou liggen. Heerlijk om eens de spanning te ervaren die wij altijd bedenken voor onze klanten. Ter info, voor een vrouw is de aankondiging dat er een Longchamps tas cadeau wordt gedaan al een feestje op zich. Dagenlang kon ik in verloren momentjes afvragen welke tas het zou zijn, welk model en hoe bijzonder het wel niet is om überhaupt zo’n tas te mogen ontvangen. Een mooie trigger om goedgemutst naar Parijs af te reizen! Nadat ik met de Thalys (eerste klasse) was aangekomen op gare du Nord stond er een mooie bolide voor mij klaar. Een Touch point om even je ogen dicht te knijpen en als een vip rond te laten rijden door Parijs.
Voor het middagprogramma kon je je vooraf inschrijven op deelactiviteiten en ik koos voor een bezoek aan de La Samaritaine, ooit een gerenommeerd warenhuis wat jarenlang (15 jaar) niet in functie is geweest en nu weer helemaal als een multifunctioneel gebouw in ere wordt hersteld. In relatie tot mijn studiereizen in de vastgoedbranche een must do en ik heb ervan genoten! De vervolgtransfer was per 2CV en kriskras door de smalle straatjes kwamen we aan bij het hotel. En ja de tas was geweldig! Heel blij mee en hij is al in gebruik!
Het avond diner was een om nooit te vergeten. Diner bij en mét Alain Dusasse. Culinaire magie en alle zintuigen werden geprikkeld. Het was echt een once-in-a-lifetime ervaring.
De volgende dag begon ik met hardlopen langs de Berges de Seine. Ondanks dat het een beetje regende is het toch een heerlijk gevoel om even lekker in een andere stad hard te lopen. Later in de ochtend hebben we nader kennis gemaakt met de Franse MICE partners en altijd weer een goed moment om de contacten weer aan te halen en nieuwe inspiratie op te doen. Deze meeting vond plaats in de Trocadero zaal met een geweldig uitzicht op de Eiffeltoren en waar menig film wel een scène in heeft opgenomen. In de middag weer leuke deelactiviteiten op het programma met weer bijzonder vervoer! Het zijn allemaal onderdelen die in menig incentive reis op het programma staan.
De avond werd weer een groots en overweldigend. Een diner in hotel Crillon, een van de 3 tophotels in Parijs. De locatie van het hotel is indrukwekkend aan het Place de la Concorde. Het ‘apero’ drinken op de balustrade van het hotel is weer zo’n kippenvel momentje. Het diner was zoals we van het topsegment in Parijs kunnen zeggen; geweldig en heerlijk!
En toen. Toen kwam dag 3…het gezelschap mocht echt een uniek event bezoeken. Echt iets wat je met een incentive reis ook zou kunnen organiseren. Op naar Longchamps, op naar de Quatar Prix l’Arc de Triomph finale racing day. Om in verbeeldingstaal te schrijven, de Franse variant van Ascot. Met vintage busjes werden we opgehaald bij hotel, weer een bijzonder element van de deze reis. Het was geweldig zeer indrukwekkend om in het VIP dorp plaats te nemen om naar de paardenraces te kijken. Wat een ambiance. Dit gevoel is eigenlijk onbeschrijflijk. De ultieme afsluiter van een geweldige incentive reis naar Parijs! Ik heb weer een hoop inspiratie opgedaan, nieuwe contacten gelegd, nieuwe vrienden gemaakt en weer mooie incentive activiteiten ontdekt in Parijs! Grande
Merci!
Motivation Travel in Amersfoort organiseert incentive reizen, bedrijfsuitjes en studiereizen naar het buitenland
Het bedrijf bestaat vijftien jaar, maar eigenaresse Marije Breuker raakte al veel eerder behept met het reisvirus. Na de havo wilde Marije Breuker naar de hogeschool voor toerisme, maar die wens ging toen niet in vervulling. Ze viel door loting buiten de boot, ging vervolgens naar het vwo en daarna een jaar als au pair naar Frankrijk.
Na terugkeer in Nederland studeerde ze internationaal management aan de heao en belandde uiteindelijk alsnog in de reiswereld. Ze werkte bij reisverzekeraar Unigarant en als docent vrijetijdskunde bij hogeschool Inholland, waarna ze aan de slag ging bij een incentive reisbureau. Daar vond ze haar draai en in 2004 besloot ze voor zichzelf te beginnen met Motivation Travel. ,,Gewoon vanuit mijn thuiskantoor met een website”, zegt Breuker.
,,Nu denk ik wel eens: hoe heb ik dat ooit voor elkaar gekregen? Als ik nu dertigers hetzelfde zie doen, hou ik mijn hart vast, want de regelgeving in de reisbranche is zo ontzettend veranderd in de loop der jaren. Om reizigers te beschermen is de aansprakelijkheid voor reisorganisators heel groot geworden. Dit betekent dat ons risico tot in de tonnen aan euro’s kan oplopen per trip. De kans dat er iets fout gaat tijdens een georganiseerde reis is vrij klein, maar je loopt wel degelijk een risico. Als om wat voor reden dan ook de vlucht uitvalt, kunnen claims van klanten hoog oplopen. En dan heb je ook nog aanbetalingen gedaan voor allerlei reserveringen op de plaats van bestemming. Dat geld moet je ook maar zien terug te krijgen. Je hebt dan zelf niks fout gedaan en alles goed voorbereid, maar ineens ben je theoretisch failliet want je kunt je niet overal tegen verzekeren.”
Met haar lange staat van dienst kent Breuker alle tricks of the trade. De branche is klein en bestaat voor een groot deel uit wat zij ‘splinterbureaus’ noemt. Haar bedrijf Motivation Travel is een van de bekendere bureaus in de incentive (motiverende bedrijfsreizen) wereld. Maar ze heeft nog steeds kantoor aan huis en werkt zonder vast personeel.
Opboksen
Ook bij veel van haar collega’s is het personeelsbestand minimaal en zelden groter dan vijf medewerkers. Ze moeten opboksen tegen grote touroperators als ATP en CWT die voornamelijk multinationals als klant hebben. Waar Breuker zo’n tien tot vijftien keer per jaar zelf als reisleider van haar trips fungeert, werken deze reisorganisaties op een heel andere schaalgrootte. ,,Ik ben echt het gezicht van mijn bedrijf. Aan de ene kant is dat heerlijk, want ik kan snel schakelen als dat nodig is. Maar het is eigenlijk heel extreem. Je gaat op pad met de meest uiteenlopende groepen mensen naar boeiende bestemmingen met allerlei activiteiten daaraan gekoppeld. En daarna zit je opeens weer een tijd in je eentje thuis op kantoor.”
In de afgelopen vijftien jaar is er veel veranderd in haar branche, erkent Breuker. Incentives kwamen in een kwaad daglicht te staan door fraudeonderzoeken en schandalen. Dat hakte er flink in. ,,Uitnodigingsreisjes van leveranciers zijn vrijwel verdwenen. Voorheen gingen er bijvoorbeeld vliegtuigen vol met toeleveranciers van bedrijven naar de Olympische Spelen, maar dat is nu toch wel flink afgenomen door de strenger geworden controle op regelgeving bij het bedrijfsleven en de overheid. En de Werkkostenregeling (WKR) die enkele jaren geleden is ingevoerd heeft enorme invloed gehad op het organiseren van bedrijfsfeesten en -uitjes.”
Naast bedrijfstrips organiseert Motivation Travel steeds meer studiereizen. Die maken inmiddels al de helft uit van het aantal reizen dat Breuker samenstelt. Zo regelt ze studiereizen voor de branchevereniging van projectontwikkelaars. ,,Daaronder vallen ook reizen met wethouders en directeuren stedelijke ontwikkeling van gemeenten. Er ging onlangs al een aantal projectontwikkelaars met de trein naar Parijs en binnenkort gaan ze samen met de wethouders in een bus naar Lille en Gent. Kwalitatief hoogwaardige reizen waarvoor je dus niet heel ver weg hoeft te gaan. En niet met het vliegtuig, want zo werkt het tegenwoordig bij veel gemeentebesturen. Zij stellen voorwaarden aan zulke trips, anders gaan hun wethouders niet mee.”
Studiereizen
Het zijn absoluut geen snoepreisjes, maar intensieve studiereizen waar van ’s ochtends acht uur tot ’s avonds zeven uur een vakinhoudelijk programma wordt afgewerkt, geeft Breuker aan. ,,Veel projectontwikkelaars gaan op deze manier op inspiratiereis naar buitenlandse steden om te kijken hoe daar projecten worden ontwikkeld, steden zijn ingericht en hoe de investeringscultuur en het overheidsmodel in elkaar steekt. Kijk maar eens hoe een stad als Manchester zich dankzij een visionair beleid heeft ontwikkeld tot een zakelijk vestigingsalternatief voor Londen.”
Als reisprofessional is Marije Breuker intussen wel wat gewend, maar krijgt ook zij nog wel eens een wow-moment? ,,Zeker! Als ik mensen intens zie genieten en overrompeld worden door wat ze is aangeboden. De adrenaline van een groep kan dan helemaal overslaan op mijzelf. Dan kom ik ook weer vol met energie thuis.”
Elk bedrijf dat Motivation Travel benadert wil een trip met een ‘wow-effect’ zegt Breuker.
Maar mede aangedreven door de WKR ontwikkelen incentives zich sterk op inhoud. ,,Het moet ook ergens toe dienen, betekenisvol zijn. Dan worden dialoogsessies en activiteiten voor een goed doel in het programma verwerkt en komt vaak de yogalerares ook even langs. De activiteiten zijn ook sportiever van aard. Er wordt veel meer met z’n allen geknald.”
Bron: https://www.ad.nl/amersfoort/op-reis-met-de-zaak-het-zijn-geen-snoepreisjes~a4b45078/
Onlangs benoemde een topvrouw uit de reisbranche ondernemers die pakketreizen aanbieden (waaronder incentive bureaus) ‘knettergek’. Als ondernemer in het mooie incentive vak raakt me dat en wat doet deze opmerking met mij?
Een event in het buitenland organiseren is een bewerkelijke maar eveneens een prachtige klus. Het lijkt soms op een event organiseren in Nederland maar juridisch is er een wereld van verschil. Voor opdrachtgevers overigens een aanrader goed te checken hoe de event organiser juridisch georganiseerd is. Zo aan het daglicht bezien lijken er weinig verschillen ten opzichte van event organisatie in Nederland, maar er zitten vele adders onder het gras.
Betoog
Zo is iedere organiser die een pakketreis (een reis waarbij je o.a. vervoer en accommodatie combineert onder eigen label) samenstelt voor de wet een touroperator. En daar begint een ingewikkeld betoog. Ik beperk het voor de lengte van de tekst tot de hoofdlijnen. Een touroperator is bij wet verantwoordelijk voor hulp, bijstand, insolventiedekking en repatriëring bij calamiteiten. Kortom, de organisator is altijd aansprakelijk. Ook al kan de touroperator er zelf niets aan doen. En nee, uitsluiten in de kleine lettertjes daar komt geen bureau meer bij weg.
Het kan zomaar gebeuren
Met de organisatie van buitenlandse groepsreizen voor het bedrijfsleven gaan vaak grote bedragen gemoeid. Een deel daarvan valt ten laste aan vliegtickets, maar een groot deel van het budget gaat op aan hotel, eten, meetings en activiteiten op de bestemming. Deze kosten moeten in de praktijk volledig voor vertrek worden betaald. Stel je voor dat net die ene dag dat jouw groep naar zijn bestemming vliegt en de vlucht wordt geannuleerd. Het kan zomaar gebeuren; faillissement luchtvaartmaatschappij, staking, slecht weer op bestemming. De touroperator is bij wet verantwoordelijk en aansprakelijk om de overeengekomen reis na te komen. De mogelijke last minute annuleringskosten bij het niet doorgaan van de reis zijn voor risico én rekening van de reisorganisator. Bedragen die enorm kunnen oplopen bij grote getallen. Een hotel of andere leverancier op de plek van de bestemming kan er ook niets aan doen dat jouw groep niet komt, maar belast de kosten ‘gewoon’ door. Deze kosten kan de organiser niet verhalen op de klant.
Risico
Deze risico’s zijn maar deels te verzekeren. Gevalletje ondernemersrisico. Nu zijn de marges in de reisbranche helaas niet vergelijkbaar met een gemiddeld uurtarief van een advocatenkantoor aan de Zuid-As. Eigenlijk zou het wel moeten gelet op de gigantische risico’s die dus bij wet genomen moeten worden. Maar dan ben ik bang dat ik dan geen klant meer overhoud. Het financieel risico voor een incentive bureau kan bij een opdracht van 100 personen zomaar oplopen tot een paar ton euro. Dat tegen een gemiddelde marktmarge van 12-15%. En als je pech hebt met een bikkelharde procurement ‘mag’ je het doen voor 10%.
Passie
Uit deze marge moeten dan alle voorbereidingsuren, EU afdracht BTW, bedrijfskosten (verzekeringen, dure accountantskosten, studiereizen, bank-, juridische – en communicatiekosten, huisvesting) , bezoeken aan de klant, inspecties, creatieve concepten vergoed worden. En natuurlijk wil ik als ondernemer ook nog (een beetje) winst maken. Je hoeft geen wiskundige te zijn om te concluderen dat de verhoudingen totaal uit zijn verband zijn gerukt. Ik hoop dat ‘Brussel’ de wetgeving voor de MICE ooit zal aanpassen. Voor nu moet de branche het ermee doen. En toch overwint mijn passie voor dit prachtige mooie vak om dit vol te houden! Geestelijk verrijkt het zeker, want ik organiseer prachtige producties op bijzonder mooie bestemmingen. Dan maar een beetje knettergek, want zo voel ik me als ondernemer in deze branche inderdaad soms wel.
Afgelopen week was Marije Breuker, eigenaar van incentive bureau Motivation Travel, juryvoorzitter van de vakjury van de landelijke incentive travel finale van de Hogeschool TIO. Dit jaarlijkse event wordt gehouden in het prachtige auditorium van Fox vakantiereizen in Hoofddorp. Het evenement werd geleid door Frank Oostdam, voorzitter van de ANVR.
Marije Breuker is al jaren betrokken bij de vakjury van deze finaledag. Het is natuurlijk een eer om gevraagd te worden, maar het is ook superleuk om ons vakgebied door de ogen van de nieuwe generatie te zien. De incentive werkstukken zijn ieder jaar weer van zeer hoog niveau, het is een groot plezier om ze te lezen als voorbereiding op de presentaties in de finale. Een bijna onmogelijke taak om verschillende incentive programma’s en incentive bestemmingen met elkaar te vergelijken en te beoordelen maar toch moet het wel. Waar het in dit vak ook erg om draait is de persoonlijkheid achter het geschreven stuk. Veel finalisten halen echt alles uit de kast om een goede en professionele indruk te maken. Er komt veel creativiteit bij kijken. Dat is een groot feest om te dit te zien. En werkt het ook in de praktijk. Een persoonlijke presentatie kan zo het verschil maken.
De studenten zijn nauw betrokken bij het incentive vak, dat kan je aan alle kanten merken, aldus Marije Breuker. Dit jaar waren er veel gedurfde keuzes qua incentive bestemmingen. De ‘nordic countries’ waren ook goed vertegenwoordigd in de finale, waarin 5 incentive voorstellen gepresenteerd werden. Tallin en Helsinki zijn ook bij de nieuwe generatie populaire en opkomende incentive bestemmingen. Maar ook leuk te zien dat Malta nog steeds als traditionele incentive bestemming met de tijd meegaat.
Na een prachtige finale met de presentatie van 5 geweldige en krachtige voordrachten was het de verantwoording van de jury om winnaar te kronen. Een bijzonder prijs, want de winnende groep mag namelijk de incentivereis zelf uitvoeren samen met de tweede plaats. Er staat dus nog wel wat op het spel. Een dankbare maar uitdagende taak waarin de juryleden vele meningen, indrukken, creativiteit moesten vertalen in een winnaar. De jury kijkt heel goed naar de elementen die in de incentive branche een grote rol spelen. Creativiteit, vertalen van de achtergrond van de opdrachtgever in een thema, hoe is de bestemming optimaal benut in een kort tijdsbestek? De winnende groep (Tallin en Helsinki) had al deze elementen op een creatieve manier vertaald naar een prachtig en uniek incentive voorstel. Samen met de groep van Malta (tweede plaats) mogen zij deze reis uitvoeren.
Marije Breuker is verheugd dat er nu al zoveel talent in de branche rondloopt. Ik hoop dat ze ieder jaar nog een stukje verder groeien, dan zie ik wel een mooie toekomst in deze groep de incentive branche tegemoet. TIO hogeschool heeft een hele mooie opleiding die aansluit bij de reisbranche; een van hun specialiteiten is het verbinden van de theorie met de praktijk en als eigenaar van Motivation Travel is Marije Breuker daar graag aan verbonden.
Foto credit: TIO hogeschool
Foto: Frank Oostdam, Marijke Vink, Marije Breuker
