Privacy verklaring Motivation Travel B.V.
Motivation Travel B.V.
Van woustraat 14
3817 PG Amersfoort.
Telefoon: 033-4624662
Email: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Contactpersoon: Marije Breuker, directeur.
Motivation Travel B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking en bescherming van persoonsgegevens. Motivation Travel B.V. verwerkt deze persoonsgegevens doordat u als opdrachtgever gebruik maakt van onze diensten als incentive bureau. Uiteraard gaat Motivation Travel B.V. zeer zorgvuldig om met de door u verstrekte gegevens. Motivation Travel B.V. houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hieronder treft u een overzicht van de persoonsgegevens die Motivation Travel B.V. verwerkt. Motivation Travel B.V. verwerkt de persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze door de opdrachtgever zijn verstrekt.
- Voor- en achternaam conform paspoort of ID kaart
- Roepnaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Paspoort incl datum van afgifte, datum verloop en afgifteplaats.
- Copy Rijbewijs
- Adresgegevens
- Mobiel telefoonnummer
- Email adres
- Mobiel telefoonnummer thuisadres aangevuld met noodnummer
- Dieetgegevens
- Medische gegevens
- Creditcard gegevens
Met welk doel gebruikt Motivation Travel B.V. deze gegevens?
De persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Administratieve verwerking en voorbereiding van de opdracht.
- Uitvoering van de opdracht.
- Communicatie van de opdracht.
- Versturen van informatie naar de deelnemer
- Uitgifte vliegtuigticket
- Hotelreserveringen (bij groepen kan een incheck procedure versneld worden door het vooraf aanleveren van een copy paspoort)
- Reis- en of annuleringsverzekering
- Indeling excursies of activiteiten
- Opstellen van een groepscommunicatie middel zoals bv een whatsapp groep van de deelnemers waarin programma onderdelen centraal gecommuniceerd worden.
- Inhoud programma boekje
- Dieet wensen worden gecommuniceerd met de benodigde partijen m.b.t. catering. Denk daarbij aan de luchtvaartmaatschappij, het hotel of restaurants.
- In geval van een calamiteit zullen wij het noodnummer gebruiken om informatie te verschaffen.
- De medische gegevens worden uitsluitend gedeeld met derden indien deze hier per se van op de hoogte moeten zijn ter voorbereiding en ten uitvoer van het programma.
Gegevens inzien en aanpassen
Persoonsgegevens die door de opdrachtgever aan Motivation Travel B.V. zijn verstrekt kunnen op ieder moment worden opgevraagd en worden ingezien. Verzoek tot inzage dient schriftelijk te worden aangevraagd per mail; Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. onder referentie van uw verzoek tot inzage van uw reisgezelschap. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan verzoekt Motivation Travel B.V. u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen twee weken, op uw verzoek. De opdrachtgever heeft de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens via de link https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-onspersoonsgegevens/tip-ons
Bewaartermijn gegevens en inzage
Motivation Travel B.V. verwijdert alle persoonsgegevens binnen 2 maanden na terugkomst datum van een reis of event.
Afgifte persoonsgegevens aan derden
Motivation Travel B.V. verstrekt de deelnemersgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst. Dit wordt vastgelegd in een verwerkingsovereenkomst. De versterkte gegevens mogen enkel worden gebruikt ter uitvoering van de overeenkomst.
Bemiddeling reis- en annuleringsverzekering
Indien Motivation Travel op verzoek van de opdrachtgever een polis afsluit en daarbij als bemiddelaar optreedt gebruiken wij persoonsgegevens die nodig zijn voor de opmaak van de polis. Dit zijn naw gegevens, geboortedatum, email adres, geboortedatum, reisperiode, gewenste dekking, en verzekeringsopties. Het kan zijn dat er om medische gegevens verzocht wordt door de verzekeraar. Motivation Travel B.V. sluit haar reis- en annuleringsverzekeringen af bij de A.S.R. groep (Europeesche Verzekeringen).
Foto- en videomateriaal door Motivation Travel B.V.
Op de reizen die Motivation Travel B.V. uitvoert worden met regelmaat foto’s en video’s gemaakt. Motivation Travel B.V. vraagt hiervoor altijd vooraf toestemming aan de opdrachtgever. Motivation Travel B.V. gebruikt een deel van dit materiaal voor publicitaire doeleinden, social media, columns, blogs of op de website. Namen van deelnemers en opdrachtgever worden nooit vermeldt tenzij hier nadrukkelijk toestemming voor is gegeven.
Beveiliging persoonsgegevens
Motivation Travel B.V. verstrekt aan derden (hotels, airlines, buitenlandse reisagenten) ter uitvoering van de overeenkomst. Motivation Travel B.V. beschermd de gegevens van uw deelnemers en heeft daarom passende maatregelen genomen. Alle medewerkers van Motivation Travel B.V. zijn op de hoogte en het belang en doel van de AVG. Op dit proces wordt continue gecontroleerd. Op al onze systemen is een wachtwoordbeleid van kracht.