Column Marije Breuker: Knettergek
Onlangs benoemde een topvrouw uit de reisbranche ondernemers die pakketreizen aanbieden (waaronder incentive bureaus) ‘knettergek’. Als ondernemer in het mooie incentive vak raakt me dat en wat doet deze opmerking met mij?
Een event in het buitenland organiseren is een bewerkelijke maar eveneens een prachtige klus. Het lijkt soms op een event organiseren in Nederland maar juridisch is er een wereld van verschil. Voor opdrachtgevers overigens een aanrader goed te checken hoe de event organiser juridisch georganiseerd is. Zo aan het daglicht bezien lijken er weinig verschillen ten opzichte van event organisatie in Nederland, maar er zitten vele adders onder het gras.
Betoog
Zo is iedere organiser die een pakketreis (een reis waarbij je o.a. vervoer en accommodatie combineert onder eigen label) samenstelt voor de wet een touroperator. En daar begint een ingewikkeld betoog. Ik beperk het voor de lengte van de tekst tot de hoofdlijnen. Een touroperator is bij wet verantwoordelijk voor hulp, bijstand, insolventiedekking en repatriëring bij calamiteiten. Kortom, de organisator is altijd aansprakelijk. Ook al kan de touroperator er zelf niets aan doen. En nee, uitsluiten in de kleine lettertjes daar komt geen bureau meer bij weg.
Het kan zomaar gebeuren
Met de organisatie van buitenlandse groepsreizen voor het bedrijfsleven gaan vaak grote bedragen gemoeid. Een deel daarvan valt ten laste aan vliegtickets, maar een groot deel van het budget gaat op aan hotel, eten, meetings en activiteiten op de bestemming. Deze kosten moeten in de praktijk volledig voor vertrek worden betaald. Stel je voor dat net die ene dag dat jouw groep naar zijn bestemming vliegt en de vlucht wordt geannuleerd. Het kan zomaar gebeuren; faillissement luchtvaartmaatschappij, staking, slecht weer op bestemming. De touroperator is bij wet verantwoordelijk en aansprakelijk om de overeengekomen reis na te komen. De mogelijke last minute annuleringskosten bij het niet doorgaan van de reis zijn voor risico én rekening van de reisorganisator. Bedragen die enorm kunnen oplopen bij grote getallen. Een hotel of andere leverancier op de plek van de bestemming kan er ook niets aan doen dat jouw groep niet komt, maar belast de kosten ‘gewoon’ door. Deze kosten kan de organiser niet verhalen op de klant.
Risico
Deze risico’s zijn maar deels te verzekeren. Gevalletje ondernemersrisico. Nu zijn de marges in de reisbranche helaas niet vergelijkbaar met een gemiddeld uurtarief van een advocatenkantoor aan de Zuid-As. Eigenlijk zou het wel moeten gelet op de gigantische risico’s die dus bij wet genomen moeten worden. Maar dan ben ik bang dat ik dan geen klant meer overhoud. Het financieel risico voor een incentive bureau kan bij een opdracht van 100 personen zomaar oplopen tot een paar ton euro. Dat tegen een gemiddelde marktmarge van 12-15%. En als je pech hebt met een bikkelharde procurement ‘mag’ je het doen voor 10%.
Passie
Uit deze marge moeten dan alle voorbereidingsuren, EU afdracht BTW, bedrijfskosten (verzekeringen, dure accountantskosten, studiereizen, bank-, juridische – en communicatiekosten, huisvesting) , bezoeken aan de klant, inspecties, creatieve concepten vergoed worden. En natuurlijk wil ik als ondernemer ook nog (een beetje) winst maken. Je hoeft geen wiskundige te zijn om te concluderen dat de verhoudingen totaal uit zijn verband zijn gerukt. Ik hoop dat ‘Brussel’ de wetgeving voor de MICE ooit zal aanpassen. Voor nu moet de branche het ermee doen. En toch overwint mijn passie voor dit prachtige mooie vak om dit vol te houden! Geestelijk verrijkt het zeker, want ik organiseer prachtige producties op bijzonder mooie bestemmingen. Dan maar een beetje knettergek, want zo voel ik me als ondernemer in deze branche inderdaad soms wel.