Procurement en strategische events lijken op het eerste gezicht twee totaal verschillende werelden, maar schijn bedriegt. Waar de een excelleert in efficiëntie en duurzaamheid, schittert de ander in verbinding en beleving. Samen vormen ze een krachtig duo dat bedrijven helpt om kosten te optimaliseren én impact te vergroten. Van het bouwen van duurzame relaties tot het stimuleren van innovatie, deze samenwerking is onmisbaar in de moderne bedrijfsvoering. Ik heb er in deze blog een stukje over geschreven en waarom hun synergie de toekomst van livecomm mede bepaalt.

Procurement en strategische events gaan bijna hand in hand

In de wereld van moderne bedrijfsvoering wordt het steeds duidelijker dat disciplines die ooit gescheiden waren, nu juist door hun samenwerking veel meer impact kunnen maken. Procurement en strategische evenementen zijn daarvan een perfect voorbeeld. Waar procurement zich richt op kostenoptimalisatie, efficiëntie en duurzaamheid, draait eventmanagement om verbinding, storytelling en het creëren van waardevolle ervaringen. Hoewel deze twee vakgebieden in het verleden vaak los van elkaar opereerden, laten organisaties vandaag zien dat hun samensmelting niet alleen logisch is, maar ook een sleutel tot succes.

Procurement en events zijn als partners in een huwelijk..

Vroeger werden evenementen vaak gezien als een noodzakelijk kwaad: een kostenpost die vooral gericht was op PR of relatiemanagement. Procurement daarentegen werd gezien als een interne kostenbesparende machine. Maar de focus van organisaties is verschoven. Strategisch denken betekent niet alleen kijken naar kosten, maar ook naar de waarde die iets toevoegt. En juist hier ontstaat de kracht van de verbinding tussen procurement en events.

Door procurement al in de beginfase van een evenement te betrekken, wordt er niet alleen slimmer ingekocht, maar ook strategischer gekeken naar partnerschappen met leveranciers en innovaties die bijdragen aan de doelstellingen. Een goed voorbeeld is het gebruik van technologieën zoals data-analysetools om eventprestaties te meten en te optimaliseren.

En natuurlijk is duurzaamheid de catalysator..

Een van de meest tastbare raakvlakken tussen procurement en evenementen is duurzaamheid. Organisaties streven naar een kleinere ecologische voetafdruk en verwachten dat elk onderdeel van hun operatie hieraan bijdraagt. Bij evenementen kan dit bijvoorbeeld door lokale leveranciers in te schakelen, duurzame materialen te gebruiken of bewuste keuzes te maken rondom catering en transport.

Een krachtig voorbeeld is het toepassen van een "om-en-om-beleid" in zakelijke reizen: de ene keer kiezen voor duurzamere alternatieven zoals de trein, en alleen vliegen wanneer echt nodig. Dit is niet alleen een kostenbesparende maatregel, maar toont ook een duidelijke toewijding aan verantwoordelijkheid en duurzaamheid—iets wat stakeholders steeds belangrijker vinden.

Bootsen van innovatie

Procurement en events delen een gemeenschappelijke eigenschap: de drang naar innovatie. Evenementen bieden een podium voor bedrijven om hun visie, missie en nieuwste ontwikkelingen te laten zien. Door procurement te betrekken, wordt innovatie versterkt door samenwerkingen met innovatieve start-ups, technologiebedrijven en duurzame leveranciers. Denk aan het gebruik van AI voor gepersonaliseerde gastenervaringen of het integreren van circulaire processen tijdens de productie van een evenement.

Stakeholdermanagement: Het Hart van de Samenwerking

Een succesvolle samenwerking tussen procurement en events hangt echter wel af van effectief stakeholdermanagement. Beide disciplines vereisen nauwe samenwerking met interne en externe partijen, van leveranciers tot ook de C-level executives. Het op één lijn brengen van verwachtingen, het creëren van een consistente boodschap en het waarborgen van transparantie zijn cruciaal. Een strategische aanpak zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat het evenement niet alleen logistiek, maar ook inhoudelijk en strategisch succesvol is.

Integreren maar…

De integratie van procurement en strategische events staat symbool voor de toekomst van zakendoen. Samen kunnen deze disciplines de impact van evenementen vergroten, niet alleen door kosten te besparen, maar door waarde toe te voegen op gebieden zoals innovatie, duurzaamheid en merkpositionering. Het is een samenwerking die niet alleen de bedrijfsprestaties versterkt, maar ook een duidelijk signaal geeft: strategie en creativiteit gaan hand in hand.

Voor bedrijven die écht het verschil willen maken, is de vraag niet óf deze disciplines moeten samenwerken, maar hoe. Want waar procurement en evenementen samenkomen, ontstaat een onmisbare kracht die bedrijven toekomstbestendig maakt, richten op een purpose en strategisch van karakter.