Procurement en strategische events lijken op het eerste gezicht twee totaal verschillende werelden, maar schijn bedriegt. Waar de een excelleert in efficiëntie en duurzaamheid, schittert de ander in verbinding en beleving. Samen vormen ze een krachtig duo dat bedrijven helpt om kosten te optimaliseren én impact te vergroten. Van het bouwen van duurzame relaties tot het stimuleren van innovatie, deze samenwerking is onmisbaar in de moderne bedrijfsvoering. Ik heb er in deze blog een stukje over geschreven en waarom hun synergie de toekomst van livecomm mede bepaalt.

Procurement en strategische events gaan bijna hand in hand

In de wereld van moderne bedrijfsvoering wordt het steeds duidelijker dat disciplines die ooit gescheiden waren, nu juist door hun samenwerking veel meer impact kunnen maken. Procurement en strategische evenementen zijn daarvan een perfect voorbeeld. Waar procurement zich richt op kostenoptimalisatie, efficiëntie en duurzaamheid, draait eventmanagement om verbinding, storytelling en het creëren van waardevolle ervaringen. Hoewel deze twee vakgebieden in het verleden vaak los van elkaar opereerden, laten organisaties vandaag zien dat hun samensmelting niet alleen logisch is, maar ook een sleutel tot succes.

Procurement en events zijn als partners in een huwelijk..

Vroeger werden evenementen vaak gezien als een noodzakelijk kwaad: een kostenpost die vooral gericht was op PR of relatiemanagement. Procurement daarentegen werd gezien als een interne kostenbesparende machine. Maar de focus van organisaties is verschoven. Strategisch denken betekent niet alleen kijken naar kosten, maar ook naar de waarde die iets toevoegt. En juist hier ontstaat de kracht van de verbinding tussen procurement en events.

Door procurement al in de beginfase van een evenement te betrekken, wordt er niet alleen slimmer ingekocht, maar ook strategischer gekeken naar partnerschappen met leveranciers en innovaties die bijdragen aan de doelstellingen. Een goed voorbeeld is het gebruik van technologieën zoals data-analysetools om eventprestaties te meten en te optimaliseren.

En natuurlijk is duurzaamheid de catalysator..

Een van de meest tastbare raakvlakken tussen procurement en evenementen is duurzaamheid. Organisaties streven naar een kleinere ecologische voetafdruk en verwachten dat elk onderdeel van hun operatie hieraan bijdraagt. Bij evenementen kan dit bijvoorbeeld door lokale leveranciers in te schakelen, duurzame materialen te gebruiken of bewuste keuzes te maken rondom catering en transport.

Een krachtig voorbeeld is het toepassen van een "om-en-om-beleid" in zakelijke reizen: de ene keer kiezen voor duurzamere alternatieven zoals de trein, en alleen vliegen wanneer echt nodig. Dit is niet alleen een kostenbesparende maatregel, maar toont ook een duidelijke toewijding aan verantwoordelijkheid en duurzaamheid—iets wat stakeholders steeds belangrijker vinden.

Bootsen van innovatie

Procurement en events delen een gemeenschappelijke eigenschap: de drang naar innovatie. Evenementen bieden een podium voor bedrijven om hun visie, missie en nieuwste ontwikkelingen te laten zien. Door procurement te betrekken, wordt innovatie versterkt door samenwerkingen met innovatieve start-ups, technologiebedrijven en duurzame leveranciers. Denk aan het gebruik van AI voor gepersonaliseerde gastenervaringen of het integreren van circulaire processen tijdens de productie van een evenement.

Stakeholdermanagement: Het Hart van de Samenwerking

Een succesvolle samenwerking tussen procurement en events hangt echter wel af van effectief stakeholdermanagement. Beide disciplines vereisen nauwe samenwerking met interne en externe partijen, van leveranciers tot ook de C-level executives. Het op één lijn brengen van verwachtingen, het creëren van een consistente boodschap en het waarborgen van transparantie zijn cruciaal. Een strategische aanpak zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat het evenement niet alleen logistiek, maar ook inhoudelijk en strategisch succesvol is.

Integreren maar…

De integratie van procurement en strategische events staat symbool voor de toekomst van zakendoen. Samen kunnen deze disciplines de impact van evenementen vergroten, niet alleen door kosten te besparen, maar door waarde toe te voegen op gebieden zoals innovatie, duurzaamheid en merkpositionering. Het is een samenwerking die niet alleen de bedrijfsprestaties versterkt, maar ook een duidelijk signaal geeft: strategie en creativiteit gaan hand in hand.

Voor bedrijven die écht het verschil willen maken, is de vraag niet óf deze disciplines moeten samenwerken, maar hoe. Want waar procurement en evenementen samenkomen, ontstaat een onmisbare kracht die bedrijven toekomstbestendig maakt, richten op een purpose en strategisch van karakter.

De aankomende NAVO-top in de week van 21 juni belooft een prestigieus evenement te worden waar Nederland trots op mag zijn als gastland. Toch is deze internationale bijeenkomst niet zonder consequenties, vooral niet voor de zakelijke reis- en incentivebranche. De timing valt namelijk samen met een van de drukste periodes van het jaar voor personeelsreizen, studiereizen en andere incentive reizen. Dit plaatst de branche voor aanzienlijke uitdagingen.

De week van 21 juni markeert traditioneel een hoogtepunt voor internationale projecten binnen de incentive reizen- en eventbranche. Deze reizen, die vaak maanden van voorbereiding vereisen, zijn gebonden aan strakke schema’s en contracten met aanzienlijke (en vaak non-refundable) aanbetalingen. Het risico op uitgevallen vluchten vanwege capaciteitsproblemen, veroorzaakt door de NAVO-top, kan desastreuze gevolgen hebben. Het overboeken van grote groepen reizigers is in deze periode nauwelijks haalbaar; vluchten zitten vaak al volgeboekt. Bovendien hebben personeelsreizen en incentive reizen doorgaans een korte duur van 3 tot 4 dagen, waardoor zelfs een kleine verstoring in de planning een domino-effect van annuleringen kan veroorzaken. Dit resulteert in enorme financiële en operationele impact voor zowel de reisorganisaties als hun klanten. De branche kijkt met spanning naar de mogelijke gevolgen. “Het zou enorm helpen als KLM met ons in gesprek gaat,” stelt Marije Breuker, eigenaar van Motivation Travel en actieve voorvechter binnen de sector. “Vooralsnog horen we alleen via de media wat de impact kan zijn, en dat zorgt voor veel onzekerheid.”. Deze onzekerheid roept herinneringen op aan de zomer van 2023, waarin ook veel vluchten last-minute werden geannuleerd. Hoewel de hoop bestaat dat het grootste deel van de vluchten doorgaat, is de situatie allesbehalve ideaal voor een branche die al kwetsbaar is door de nauwe marges en complexe logistiek. “We hopen bij de 70% te zitten die wel doorgaat, maar op dit moment kunnen we alleen afwachten,” aldus Breuker. Ironisch genoeg is de zakelijke reis- en incentivebranche een groot voorstander van live ontmoetingen en grootschalige evenementen zoals de NAVO-top. Dit type evenement onderstreept het belang van fysieke bijeenkomsten en de kracht van persoonlijke connecties. Tegelijkertijd wordt de pijnlijke keerzijde zichtbaar: de impact op andere delen van de sector. Voor een industrie die sterk afhankelijk is van stabiliteit en voorspelbaarheid, zijn deze verstoringen bijzonder ingrijpend. Het is cruciaal dat luchtvaartmaatschappijen en andere belanghebbenden in dialoog treden met de branche om oplossingen te vinden. Samenwerking kan helpen om de impact te beperken en ervoor te zorgen dat zowel de NAVO-top als de geplande reizen succesvol verlopen. Transparante communicatie en een gezamenlijke aanpak zijn essentieel om het vertrouwen te behouden in een periode die al zo uitdagend is.

Nederland kan trots zijn op het gastheerschap van de NAVO-top, maar het is belangrijk om de gevolgen voor andere sectoren niet uit het oog te verliezen. De zakelijke reis- en incentivebranche staat voor grote uitdagingen, maar met de juiste ondersteuning en samenwerking kan deze moeilijke periode worden doorstaan. Zoals altijd blijft de sector veerkrachtig en vastberaden om hoogwaardige ervaringen te blijven bieden aan haar klanten, ongeacht de omstandigheden.

Hoe maak je van een incentive- of personeelsreis meer dan alleen een belevenis?

Voor bedrijven die purpose en duurzaamheid centraal stellen, biedt regeneratief toerisme een unieke kans: samen met je team niet alleen geïnspireerd terugkeren, maar ook een blijvende, positieve impact achterlaten. Geef iets terug aan de planeet én versterk je bedrijfscultuur. Niet alleen duurzaam, maar regeneratief — een reis met betekenis. Ik schreef er een artikel over.

Een goed voornemen: geven én nemen!

De reiswereld staat op een keerpunt. Waar duurzaam toerisme jarenlang dé norm was, zien we nu een beweging richting regeneratief toerisme. Maar wat betekent dat precies? En hoe pas je het toe op personeels- en incentive reizen?

Wat is regeneratief toerisme?

Regeneratief toerisme gaat verder dan duurzaamheid. Waar duurzaam toerisme vooral draait om het beperken van negatieve impact, richt regeneratief toerisme zich op het verbeteren van de omgeving én de gemeenschappen die bezocht worden. Het doel? Een bestemming beter achterlaten dan je haar aantrof.

Dit kan van alles betekenen: van ecologische projecten die biodiversiteit stimuleren tot initiatieven die lokale gemeenschappen helpen met onderwijs of economische kansen. De kern is simpel: toerisme wordt een kracht voor herstel en groei — voor zowel de natuur als de mens. In plaats van simpelweg “geen schade aanrichten,” vraagt regeneratief toerisme om een actieve bijdrage. Denk aan herstellen, versterken en bloeien. Het draait om het overschrijden van neutraliteit: niet alleen “balans,” maar vooruitgang. Het is een visie die perfect aansluit bij de groeiende behoefte om zowel ecologische als sociale systemen sterker te maken. Het biedt bedrijven een unieke kans om tijdens hun incentive- of personeelsreis samen met hun eigen medewerkers écht een lokale impact te maken.

Waarom regeneratief toerisme voor personeels- en incentive reizen?

Personeels- en incentive reizen worden vaak georganiseerd om te inspireren, verbinden en motiveren. Maar stel je voor dat je dat kunt combineren met een positieve impact op de wereld. Regeneratieve elementen geven die reizen extra diepgang. Ze verrijken niet alleen het team, de klantrelaties of de bedrijfscultuur, maar dragen ook bij aan de wereld om ons heen. De impact reikt verder dan de reis zelf. Het laat bedrijven zien als maatschappelijk verantwoord en toekomstgericht. Het inspireert deelnemers, versterkt banden en geeft een dieper gevoel van purpose.

Hoe pas je regeneratief toerisme toe?

Wil je met jouw incentive- of personeelsreis echt impact maken? Motivation Travel begeleidt je graag in dit proces.

• Kies een bestemming met potentie.
  Zoek een plek waar je echt iets kunt bijdragen: natuurgebieden of gemeenschappen die openstaan voor samenwerking en ondersteuning.
• Werk met lokale partners.
  Samenwerken met lokale organisaties is essentieel. Zo maak je de ervaring authentiek en weet je zeker dat de investering direct terugvloeit naar de gemeenschap.
• Plan impactvolle activiteiten.

Ecologische initiatieven: Plant bomen of steun een lokaal project.

Culturele uitwisseling: Leer van lokale tradities en culturen.  Dit bevordert wederzijds begrip en kan ook je bedrijfscultuur inspireren.

• Meet je impact.
  Wat levert de reis op voor de omgeving én de deelnemers? Stel vooraf heldere doelen die aansluiten bij de bedrijfsstrategie, en evalueer achteraf wat bereikt is.

Wat deed Motivation Travel al met regeneratief toerisme?

Motivation Travel werkte al eerder met klanten aan regeneratieve projecten met hieronder twee voorbeelden.

• Een schoolbibliotheek in Marokko: Tijdens een incentive reis hielpen deelnemers mee aan het opzetten van een schoolbibliotheek in een afgelegen dorp. De reis eindigde met een viering vol lokale tradities.
• Kinderopvang opknappen in Kaapstad: Samen met een bedrijf investeerden we in een grote renovatie van een kinderopvang. Medewerkers zorgden tijdens hun verblijf voor de finishing touch. We sloten af met een feestelijke opening.

Waarom bedrijven kiezen voor regeneratief toerisme

De voordelen van regeneratief toerisme gaan verder dan de impact op de bestemming. Voor bedrijven betekent het ook:

• Sterkere teams: Samenwerken aan een betekenisvol project versterkt de onderlinge band.
• Employer branding: Laat zien dat je een toekomstgerichte en betrokken werkgever bent.
• Persoonlijke groei: Deelnemers keren terug met frisse energie en nieuwe inzichten.
• Een betere wereld: Bijdragen aan een levende, bloeiende planeet voegt purpose toe aan je bedrijfsvisie.

De kracht van geven én nemen

Regeneratief toerisme tilt personeels- en incentive reizen naar een hoger niveau. Door niet alleen te nemen, maar ook te geven, creëer je onvergetelijke ervaringen. Reizen die niet alleen deelnemers, maar ook bestemmingen verrijken. Het is een investering in mensen, gemeenschappen en de planeet. En daarmee in een betere toekomst.

Wil je meer weten over hoe je incentive reizen en personeelsreizen koppelt aan regeneratief tourisme neem dan contact op met Marije (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.)

Marije Breuker viert met haar incentive bureau Motivation Travel een mooi jubileum: het 20-jarig bestaan. De 50-jarige Marije startte in 2001 in de incentive tak van de reisbranche en is daar inmiddels niet meer weg te denken. Met Reisbizz kijkt ze terug op de afgelopen twintig jaar. “Het is niet niets, 20 jaar!”

Drie weken na 9/11 startte Marije op de incentive afdeling bij Incento in Bussum. “Daarna volgden vele wereldwijde ontwikkelingen die impact hadden op de reiswereld en zeker op de B2B-markt, denk aan SARS en mond-en-klauwzeer. De omzetten liepen snel terug en ik werd ontslagen.” Marije ging hard op zoek naar een andere baan, maar de hele branche was aan het saneren. “Toen dacht ik; ik ga het zelf doen, met mijn eigen ‘signature’. Met duizend euro aan startkapitaal startte ik Motivation Travel, wat inmiddels is uitgegroeid tot een mooi financieel gezond bedrijf.”

Link naar het volledige artikel

Joehoo, na een lange lockdown hebben de EU-lidstaten een akkoord bereikt over versoepelingen van de reisbeperkingen. Deze versoepelingen gaan deze zomer al in. Mensen die minstens twee weken volledig zijn gevaccineerd moeten vrij kunnen reizen binnen de EU. Dat betekent dat de markt voor groepsreizen, incentive reizen, studiereizen en personeelsreizen weer vele mogelijkheden biedt. En zeg nou eerlijk, wie is er niet aan toe? Hoe mooi de berichten en ontwikkelingen ook zijn er zijn ook een paar dingen waar je nog goed rekening mee moet houden.

Wat betekent dit voor incentive reizen, personeelsreizen, jubileumreizen en de coronamaatregelen?

Volledig gevaccineerden hoeven dus vanaf 1 juli 2021 zich niet meer te laten testen, geen PCR test of sneltest dus en bij aankomst of terugkomst geen quarantaine verplichting meer. Enige voorwaarde is wel dat dit gebeurd met reisbeweging tussen twee zgn groene landen. De EU is voornemens de lijst met ‘groene landen’ snel uit te breiden. Buiten de EU landen zullen ook IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland onder deze regel en afspraak vallen. Groot-Brittannië vooralsnog niet.

Het is een hele mooie stap in de wereld van incentive reizen, jubileumreizen en personeelsreizen. Na 16 maanden getekend te zijn met vele beperkingen lijkt er weer een grote en goede stip op de horizon te ontstaan. Natuurlijk hebben wij bij Motivation Travel niet stil gezeten en volop aan onze mooie incentive programma’s gewerkt naar vele mooie bestemmingen.

Natuurlijk houden wij de coronamaatregelen heel goed in de gaten met betrekking tot incentive reizen, personeelsreizen, jubileumreizen. Er is echt heel erg veel mogelijk om samen met jouw collega’s op reis te gaan. Want wat is er nou mooier om samen weer live te verbinden en verhalen te maken?

De tips van Motivation Travel voor incentive reizen, groepsreizen, personeelsreizen in corona tijdperk.

1. Houd rekening met de maatregelen, zowel in NL als in het buitenland.
2. Kijk samen met ons naar gunstige voorwaarden voor uw boeking. Mochten er weer andere ontwikkelingen zijn die van invloed zijn op uw reisplannen dan bekijken wat mogelijk is om om te boeken.
3. Mondkapjes blijven soms verplicht, wij zijn up to date over de laatste voorwaarden op de bestemming van uw keuze

Voor meer informatie neem contact op incentive expert Marije Breuker Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.