'Slechts vier bureaus'

‘Slechts vier bureaus.’ Mijn contactpersoon zei het bijna verontschuldigend, alsof het aantal me gerust moest stellen. Ik moest er stiekem een beetje om de tegenstrijdigheid lachen. In onze branche is vier namelijk helemaal niet “slechts”. Vier bureaus betekent: vier keer uren investeren, vier keer verwachtingen managen, vier keer creativiteit mobiliseren — vaak zonder enige garantie dat daar ooit iets tegenover staat.

De aanleiding was op zichzelf begrijpelijk. Een vereniging had een reiscommissie samengesteld voor een groot reisproject. Al jarenlang werkte men met dezelfde partner samen, maar ergens knaagde er iets rondom de financiële afwikkeling. Zeker geen nare relatie, geen ontevredenheid, gewoon dat bijkomend gevoel dat je soms krijgt wanneer samenwerking misschien te vanzelfsprekend is geworden: betalen we eigenlijk niet te veel?

Een terechte vraag. En eerlijk gezegd juich ik het alleen maar toe wanneer organisaties af en toe de markt verkennen. Zeker bij serieuze budgetten is het gezond om kritisch te blijven en nieuwe inzichten op te halen. Alleen gebeurde er daarna iets wat ik vaker zie.

Zonder echte briefing ging de reiscommissie op pad. Verschillende leden benaderden verschillende bureaus, lekker slagvaardig. Ook wij werden gevraagd om mee te denken. En dan begint het bekende spel: “Kunnen jullie eens wat prijzen aangeven?” Maar zo werkt een complex project natuurlijk niet.

Een reis organiseren — zeker op dit niveau met diverse creatieve lagen— is geen product uit een schap trekken. Het is geen vergelijking van vier Excel-kolommen met onderaan een totaalbedrag. Het gaat over samenwerking, creativiteit, vertrouwen, flexibiliteit, communicatie etc.. Je trekt soms een jaar intensief met elkaar op. Dan moet niet alleen de prijs kloppen, maar vooral ook het DNA moet passen. Je moet elkaar uitdagen, samenwerking, door soms zure appels heen bijten en vooral onderweg veel plezier maken!

Dus voordat wij überhaupt nadachten over een offerte, probeerde ik eerst de briefing helder te krijgen. Wat is precies de opdracht? Waar liggen de verwachtingen? Welke rol zoekt men? Hoe ziet succes eruit? Want lukraak prijzen opvragen zonder duidelijke kaders is eigenlijk schieten met hagel. Iedereen roept iets, niemand vergelijkt hetzelfde en uiteindelijk ontstaat er vooral ruis en dus ballast voor de reiscommissie.

Daarom besloten wij geen uitgebreide offerte uit te werken, maar eerst een propositie van ons bureau neer te leggen: wie we zijn, hoe we werken en waar wij denken waarde toe te voegen wat zijn onze mooie successen geweest en waarom?

Tijdens de eerste ronde bleek vervolgens iets opvallends. We kwalificeerden eigenlijk nauwelijks, omdat we niet uit de regio kwamen. Een voorwaarde die ergens onderweg tussen de stenen was dichtgemetseld, maar nooit expliciet benoemd.

Een goede pitch kost enorm veel tijd. Niet alleen voor bureaus, maar ook voor alle partners daarachter. Terwijl drie bureaus zich vastbeten in voorstellen, presentaties en begrotingen, gingen op locaties ook een bak aan agenten en leveranciers aan het werk. Iedereen investeerde passie, creativiteit en uren , veel uren— volledig voor eigen rekening.

En uiteindelijk? Uiteindelijk bleek dat de partij die ter discussie stond het project gewoon weer gaat uitvoeren. En dat vind ik interessant. Want op het moment dat de vraag serieus wordt gesteld of er misschien te veel wordt betaald, ligt het antwoord eigenlijk al deels besloten in die vraag. Des te opmerkelijker is het dan dat er uiteindelijk toch opnieuw voor dezelfde partij wordt gekozen.

Begrijp me niet verkeerd: misschien is dat uiteindelijk ook gewoon de juiste keuze. Ervaring, historie en vertrouwen zijn veel waard. Maar als je besluit een marktverkenning te doen, doe het dan goed. Met een heldere briefing. Duidelijke selectiecriteria. Transparantie over verwachtingen. En misschien wel het belangrijkste: respect voor de tijd en energie die je van bureaus vraagt.

Want achter iedere “vrijblijvende pitch” zitten mensen die avonden doorwerken, concepten uitdenken, relaties inzetten en kansen laten liggen om serieus mee te kunnen doen. Misschien moeten we stoppen met doen alsof dat vrijblijvend is.

Bij deze column heb ik daarom een simpele guideline gemaakt voor organisaties die een pitch uitschrijven. Niet om het ingewikkelder te maken, maar juist eerlijker — voor iedereen aan tafel. Want goede samenwerking begint meestal niet bij de offerte. Die begint bij een goede vraag.