Eventbureau of touroperator? Het verschil is juridisch allesbepalend
In Nederland zie ik het vaak misgaan bij internationale incentive reizen en groepsreizen naar het buitenland.
Zodra een bureau vlucht, hotel en activiteiten combineert, kwalificeert het bij wet als touroperator. Dat geldt óók voor een eventbureau.
In de Nederlandse markt voor incentive reizen, zakelijke groepsreizen en internationale events zie ik een hardnekkig misverstand.
Veel organisaties denken dat een eventbureau automatisch buiten het reisrecht valt. Dat is onjuist — en potentieel risicovol.
Zodra een bureau vlucht, hotel en activiteiten combineert en dit als één geheel aanbiedt, kwalificeert het bij wet als touroperator.
Dat geldt ook als het bureau zichzelf positioneert als eventorganisatie en niet als reisbureau.
Wanneer ben je juridisch een touroperator?
De definitie is helder en vastgelegd in het Europees reisrecht (Richtlijn Pakketreizen), dat in Nederland is opgenomen in het Burgerlijk Wetboek.
Je bent een touroperator wanneer je:
- een internationale groepsreis of incentive reis organiseert
- minimaal twee reisdiensten combineert (bijv. vlucht + hotel)
- deze als één pakket verkoopt
- contractueel aanspreekpunt bent voor de opdrachtgever
Dit is dwingend recht. Afwijken via algemene voorwaarden is niet toegestaan.
Waarom dit verschil verder gaat dan semantiek
De aansprakelijkheid van een touroperator voor groepsreizen naar het buitenland is wezenlijk anders dan die van een eventbureau in Nederland.
Een touroperator heeft:
- een verregaande zorg- en leveringsplicht
- volledige aansprakelijkheid voor alle onderdelen van de reis
- een verplichte garantiestelling (faillissementsbescherming)
- specifieke en kostbare verzekeringen
- wettelijke beperkingen op wat uitgesloten mag worden in algemene voorwaarden
- verplichtingen rondom de reisbureauregeling (btw over de marge)
In de praktijk zie ik dat veel eventbureaus:
- deze verplichtingen niet kennen of onderschatten
- onvoldoende verzekerd zijn voor internationale reizen
- geen garantiestelling hebben geregeld
- algemene voorwaarden gebruiken die juridisch niet houdbaar zijn
- btw onjuist toepassen bij incentive reizen
Het risico ligt uiteindelijk bij de opdrachtgever
Zolang alles goed gaat, lijkt dit een theoretische discussie.
Maar bij uitval — denk aan annuleringen, stakingen, calamiteiten of faillissementen — wordt het verschil pijnlijk zichtbaar.
Als het bureau niet aantoonbaar als touroperator opereert:
- ontbreekt financiële bescherming
- is schade vaak niet verhaalbaar
- komt de verantwoordelijkheid bij de opdrachtgever te liggen
Voor organisaties die investeren in incentive reizen of internationale groepsreizen is dit een risico dat vaak pas achteraf wordt herkend.
Oneerlijk speelveld in de incentive- en eventmarkt
Gespecialiseerde incentive- en reisbureaus in Nederland investeren structureel in:
- verzekeringen
- garantiestellingen
- juridische compliance
- correcte btw-afdracht
Wanneer andere partijen deze verplichtingen ontwijken — bewust of onbewust — ontstaat een oneerlijk prijsvoordeel en een vertekend vergelijk tussen offertes. Dat schaadt de professionaliteit van de hele sector.
Mijn advies aan opdrachtgevers
Organiseer je een incentive reis, studiereis of zakelijke groepsreis naar het buitenland?
Check dan altijd:
- opereert het bureau juridisch als touroperator?
- is er een geldige garantiestelling?
- zijn de verzekeringen passend voor internationale groepsreizen?
- zijn de algemene voorwaarden reisrechtelijk correct?
- wordt de reisbureauregeling btw toegepast?
Creativiteit en beleving zijn belangrijk.
Maar bij internationale reizen zijn juridische, financiële en fiscale zekerheid minstens zo essentieel.