5 tips voor het organiseren van een incentive reis

Lucky you! Een van je taken is uitgebreid met het (mede) organiseren van een incentive reis voor klanten of voor je medewerkers. Een mooie taak die veel uitgaging biedt. Ik kan me heel goed voorstellen dat je even niet weet waar je moet beginnen. Gelukkig kijken wij al bijna 20 jaar mee bij opdrachtgevers die incentive reizen organiseren. Uiteraard speelt Motivation Travel daar ook een ondersteunende en soms leidende rol in. Om de incentive organiser een beetje op weg te helpen geeft Motivation Travel hieronder een aantal waardevolle incentive reisadviezen.

1. Stel je doelstellingen voor de incentive reis
   Een incentive reis is in feite een beloning voor een bepaalt resultaat. Dat kan een teamresultaat zijn maar ook een individueel resultaat. Als je een incentive reis in het vooruitzicht stelt zorg er dan voor dat de doelstellingen helder voor de deelnemers geformuleerd zijn.
2. Maak de doelstellingen voor de incentive reis realistisch
   Uiteraard wil iedere organisatie de maximale en beste resultaten behalen. Het is prachtig deze doelstellingen te koppelen aan een beloning in de vorm van een incentive reis. Uit onderzoeken is gebleken dat werknemers meer waarde hechten aan een incentive reis dan aan een uitkering van een geldelijke beloning. Om iedereen het gehele traject van de incentive campagne betrokken te houden vereisen de doelstellingen een realistisch uitgangspunt. Werknemers moeten het gevoel krijgen dat zij de incentive reis kunnen verzilveren. Als de doelstellingen veel te hoog worden gedefinieerd dan zal de incentive campagne een averechts effect hebben en dus niet motiveren.
3. Zorg dat een representatief aantal kan kwalificeren voor de incentive reis
   Als je een incentive campagne inzet als beloningsmiddel voor een behaalde target dan is het ook cruciaal om alle betrokkenen potentieel deelnemer te laten zijn. Het verhoogt de betrokkenheid en deze deelnemers zijn in feite de figuranten van de incentive commercial van het volgende jaar.
4. Selecteer een incentive bureau wat bij jullie organisatie past.
   Er zijn veel incentive bureaus die reizen organiseren en ontzorgen, maar zoek naar de click met het desbetreffende incentive bureau. Motivation Travel is vaak geselecteerd vanwege haar gepassioneerde instelling en betrokkenheid bij opdrachtgevers. Motivation Travel duikt graag in het DNA van de opdrachtgever om haar betrokkenheid en adviezen te maximaliseren. Motivation Travel denkt mee, is niet bang tegengas of een mening te geven zolang wij er maar van overtuigd zijn dat het bijdraagt aan het succes van de incentive reis. Een incentive reis organiseren neemt vaak maanden tijd in beslag en daarom werk je lang met het incentive bureau samen. Zorg dat je een respectvolle en goede match met elkaar hebt. Een groot advies: als je een incentive Tender uitschrijft hou de shortlist dan beperkt tot 3 partijen.
5. Vraag om een open calculatie
   Een langere samenwerking vraagt om vertrouwen en bijstellingen in het programma. Je begint bij een grove versie van de incentive reis die je verwerkt tot een verfijnd incentive programma. De bijstellingen doen partijen waarschijnlijk na de inspectiereis waarbij opdrachtgever en het incentive bureau samen het programma verkennen en eventueel nog bijstellen. Als je met een open calculatie werkt dan kan je heel snel inzien waar de financiële zwaartepunten in het programma liggen en een open calculatie is een goed uitgangspunt voor de WKR.